皆さまどうもこんにちは
株式会社Infini-Tです
本日もご覧いただきありがとうございます😄
5月って、GW明けでリズムが崩れたり、仕事が一気に動き出したりして、気づけば月末がバタバタしやすい時期です。
そのバタバタの原因になりやすいのが、請求と入金確認。
ここが曖昧なままだと「誰が確認する？」「どれが未入金？」「請求書送ったっけ？」が増えて、探す時間と確認のやりとりで時間が溶けていきます💦
だからこそおすすめなのが、5月のうちに一度だけ「請求・入金確認の流れ」を見直しておくことです。
一回整えるだけで、毎月のストレスがかなり減ります。
まず見直したいのは、請求書を作るタイミングと担当です。
締め日が月末なのか、案件ごとなのか。
誰が作って、誰が最終確認して、いつ送るのか。
この「いつ」「誰が」を決めておくだけで、月末の迷いが減ります。
次に、請求書の“抜け”を防ぐ仕組み。
忙しいと、作業が終わったのに請求が漏れていたり、逆に二重で作りかけてしまったりすることがあります。
そこで効くのが、請求対象をまとめる場所をひとつにすることです。
たとえばスプレッドシートで、案件名・金額・請求日・送付日・入金予定日・入金確認日を並べて、ステータスを「未作成／送付済／入金待ち／入金済」にする。
これだけで、どこで止まっているかが一目で分かります📌
入金確認も、流れを決めるとラクになります。
おすすめは「確認日を固定する」こと。
毎日確認するより、週◯回や月◯回など、会社に合うペースで十分です。
確認したら、管理表のステータスを更新して、必要なら担当に共有。
やることを固定すると、確認漏れも減ります✅
そして最後に、未入金が出たときの対応テンプレを用意しておくと安心です。
「いつ、どの文面で、誰が連絡するか」が決まっていないと、未入金があるだけで焦ってしまいます。
入金のお願いは丁寧さも大切なので、文章を毎回考えずに済むように定型文を作っておくと、対応がスムーズになります📩
請求・入金確認って、一度仕組みが整うと毎月の負担が軽くなります。
5月のうちに流れを見直しておけば、6月以降の月末がかなりラクになるはずです😊
もし「管理表を作りたいけど時間がない」「今のやり方を整え直したい」という場合は、業務に合わせた表づくりやテンプレ整備もお手伝いできます。
事務代行も行っているので、気軽にご相談くださいね📩
弊社、『株式会社Infini-T(インフィニティ)』でのサービス内容
●各種問合せセンター代行業務
●事務代行
●SNS運営代行
●古物商
などなど様々なサービスを承っております(^^)
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