皆さまどうもこんにちは
株式会社Infini-Tです
本日もご覧いただきありがとうございます( ´∀｀)
2月〜3月は、年度末に向けて一気にバタつきやすい時期です。
普段は回っている事務作業も、急な依頼や締切が重なると、ミスが増えたり確認が後回しになったりしやすくなります。
だからこそ繁忙期は、頑張って処理するより「前倒しでラクにする」ほうがうまくいきます😊
まず最初に前倒ししたいのは、締切の見える化です。
請求書の発行日、入金確認日、支払い日、各種提出期限。
これを1枚にまとめて、週単位で見える場所に置いておくだけで、焦りが減ります。
締切は、仕事量そのものより気持ちを追い込む原因になりやすいからです。
次に、請求・入金まわりの前倒しです。
繁忙期は「作る→送る→確認する」が遅れると、どんどん雪だるま式に詰まっていきます。
今のうちに、請求書のテンプレを整えて、宛名や振込先、税区分などの固定項目は最新にしておきます。
よくあるミスのチェック項目も、先に自分用に作っておくと強いです。
発行のたびに悩まない状態を作るだけで、月末の負担がかなり軽くなります📩
それから、ファイル整理も前倒し向きです。
探す時間が増えるほど、繁忙期は一気に崩れます。
フォルダ名や保存場所を統一して、誰が見ても分かる形にしておく。
ついでに、見積書・請求書・領収書などは、同じルールでファイル名を付けておく。
これだけで「あれどこ？」が減って、作業が止まらなくなります🌿
意外と効くのが、連絡の前倒しです。
繁忙期は、確認待ちの時間がいちばんもったいないです。
納期の確認、必要書類のお願い、未返信へのリマインド。
「まだ早いかな」と思うくらいのタイミングで、先に声をかけておくと後が楽になります。
相手も忙しくなる時期だからこそ、早めの共有は丁寧さにもつながります。
最後に、よくある作業は“テンプレ化”しておくのがおすすめです。
メールの定型文、見積依頼の文面、日程調整、発送連絡、お礼の文章。
一度作ってしまえば、繁忙期に毎回考えなくて済みます。
事務って、内容よりも「考える回数」が疲れの原因になることが多いからです。
2月〜3月の繁忙期は、前倒しできた分だけ気持ちに余裕が残ります😊
全部を完璧に整えなくても大丈夫です。
まずは締切を見える化して、請求とファイル整理を少しだけ進める。
それだけでも、月末の自分がかなり助かります✨
弊社では事務代行も行っております。
繁忙期の事務作業にお困りの際は、お気軽にご相談ください📩
弊社、『株式会社Infini-T(インフィニティ)』でのサービス内容
●各種問合せセンター代行業務
●事務代行
●SNS運営代行
●古物商
などなど様々なサービスを承っております(^^)
お困りのことがございましたらお気軽にご相談・ご連絡ください。
皆様からのご連絡、お待ちしております✨
